Tehtävään valittavilla opiskelijoilla ei tarvitse olla pedagogista koulutusta eikä opetuskokemusta, mutta heillä tulee olla vahvat sosiaaliset taidot sekä rohkeutta heittäytyä monikielellisiin vuorovaikutustilanteisiin. Heidän tulee pystyä myös sitoutumaan toimintaan vähintään lukukauden ajaksi. Mitä enemmän sopivia opiskelijoita kielikahvilan vetäjiksi löytyy, sen parempi. Silloin he voivat vuorotella kielikahvilan vastuuvetäjinä, eikä tehtävä muodostu kenellekään liian kuormittavaksi. Jokaisella kielikahvilakerralla täytyy olla vähintään kaksi vetäjää.    

Kokoontukaa kielikahvilan vetäjien kanssa ennen kauden aloitusta. Käykää läpi käytännön asiat (aikataulu, yhteinen verkko-oppimisympäristö viestintään, kielikahvilakertojen vastuuvetäjät ym.), turvallisemman tilan periaatteet ja selkokielen sekä tukikielen käyttämisen periaatteet. Voitte myös yhdessä ideoida kielikahvilakertojen sisällön ja toiminnan suuntaviivoja.   

Kielikahvilan vetäjät saattavat tarvita runsaastikin ohjausta ja tukea varsinkin toiminnan alussa. Ainakin aivan ensimmäisellä kielikahvilakerralla sinun kannattaa olla mukana tapaamisessa. Joissain korkeakoulujen kielikahviloissa ohjaaja on paikalla jokaisen tapaamisen alussa. 

Ole vetäjien tavoitettavissa lukuvuoden aikana, jotta he voivat kysyä tarvittaessa neuvoja esimerkiksi kielikysymyksiin, pyytää kielikahvilan käyttöön soveltuvia pelejä ja muuta materiaalia sekä saada apua mahdollisissa ongelma- ja häiriötilanteissa. Huolehdi myös, että vetäjät saavat työskentelystä työtodistuksen ja opintosuorituksen, mikäli korkeakoulussa niin on sovittu.  

Kielikahvilan kohderyhmä eli suomenoppijat voi olla vaikea tavoittaa ja rohkaista osallistumaan toimintaan. Kielikahvilasta kannattaakin tiedottaa säännöllisesti kohderyhmät tavoittavien kanavien kautta: muun muassa kansainvälisille opiskelijoille suunnatuissa tilaisuuksissa, sosiaalisessa mediassa, tiedotuslistoilla ja ilmoitustauluilla, suomen kielen opettajien avulla kielikursseilla. 

Kielikahvilaan osallistuminen saattaa ainakin ensimmäisillä kerroilla jännittää kaikkia, sekä osallistujia että vetäjiä. Pyrkikää yhdessä luomaan rento ja myönteinen ilmapiiri, jossa kaikki tuntevat olonsa tervetulleiksi. Kielikahvilassa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita. Periaatteisiin voi tutustua esimerkiksi oman korkeakoulun sivuilla. Esimerkkinä Haaga-Helian sivuilta löytyvät periaatteet. 

Suomenoppijat toivovat kielikahvilalta ennen kaikkea tilaisuutta puhua suomea. Käyttäkää siis suomen kieltä keskusteluissa mahdollisimman paljon. Englannin tai muun yhteisen tukikielen käyttäminen on tietenkin myös sallittua. Kysykää myös osallistujien toiveita tukikielen käyttämisestä.

Kielikahvilaan osallistuminen on täysin vapaaehtoista, joten kielikahvilaan osallistuvat suomenoppijat saattavat vaihtua kokoontumiskertojen välillä. Toivottakaa jokaisen kerran alussa kaikki tulijat tervetulleiksi ja kertokaa lyhyesti kielikahvilan toiminnasta. Ryhmäytymistä auttaa se, että vetäjät ja osallistujat esittäytyvät alussa esimerkiksi jonkin pienen tutustumisharjoituksen avulla. Käyttäkää nimilappuja, jotta kutsumanimet pysyvät kaikkien muistissa. Voitte tarvittaessa pyytää ohjaajalta vinkkejä tutustumisharjoituksiin ja esimerkiksi post-it-lappuja nimilappujen tekemistä varten. 

Suunnitelkaa alustavasti, mistä kullakin kielikahvilakerralla olisi mukava keskustella ja mitä tehdä. Voitte miettiä etukäteen, miten kielikahvilan keskusteluja ohjataan, jos osallistujia on paljon ja he ovat suomen opinnoissaan selvästi eri vaiheessa. Alustavan suunnitelman avulla voitte varmistaa, että kielikahvilassa riittää puhuttavaa ja tekemistä. Suunnitelmasta voi kuitenkin mainiosti poiketa, jos keskustelu rönsyilee tai osallistujien kanssa päädytäänkin ihan toisenlaisiin teemoihin ja aktiviteetteihin. 

Suosittuja keskusteluaiheita kielikahvilaan ovat esimerkiksi 

• itsestä kertominen
• sää ja vuodenajat
• opinnot
• harrastukset ja vapaa-aika 
• kaikki kulttuuriin liittyvä, kuten musiikki, leffat ja sarjat
• ajankohtaiset juhlapäivät 
• ruokakulttuuri ja tavat. 

Jos osallistujat osaavat vasta vähän suomea, keskusteluaiheita voi lähestyä esimerkiksi sanaston ja ilmausten opettelun näkökulmasta. Myös monet ajankohtaiset uutiskuvat, aiheet tai lööppiotsikot voivat käydä keskustelujen pohjaksi. Niiden suhteen kannattaa käyttää harkintaa, koska monet poliittiset aiheet (kuten sodat, konfliktit) voivat aiheuttaa osallistujissa turvattomuuden tunnetta.   

Kielikahvilassa voidaan myös esimerkiksi pelata tai kuunnella musiikkia. Pelejä voitte pyytää käyttöönne ohjaajalta. Kielikahvilan päätteeksi voidaan käydä myös vaikkapa yhdessä kampuskävelyllä. Kysykää myös kielikahvilan osallistujilta toiveita keskusteluaiheista ja aktiviteeteista.   

Kielikahvilan vetäjillä ja osallistujilla on oikeus tuntea olonsa turvalliseksi. Jos havaitsette kielikahvilassa epäasiallista käyttäytymistä, niin siihen täytyy mahdollisuuksien mukaan puuttua heti. Vakavissa häiriötilanteissa saatte nopeimmin apua vahtimestarilta. Jos jokin tilanne tai sen selvittäminen jää mietityttämään teitä, niin keskustelkaa asiasta rohkeasti ohjaajan kanssa. 

Suomenoppijoilla on usein suomen kielen käyttöön ja rakenteisiin liittyviä kysymyksiä. On tärkeää muistaa, että teillä ei tarvitse olla niihin valmiita vastauksia. Voitte pohtia kielikahvilassa vastausta yhdessä ja hyödyntää esimerkiksi suomen kielen verkkomateriaaleja. Voitte myös jättää asian odottamaan seuraavaan kertaan ja pyytää sillä välin asiaan neuvoja ohjaajalta.   

• Säilytä katsekontakti keskustelukumppaneihin, koska sanaton viestintä (ilmeet, eleet) auttavat puheen ymmärtämisessä. 
• Voit käyttää puhekieltä, mutta puhu rauhallisesti ja selkeästi ääntäen. 
• Yritä käyttää puheessasi tavallisia sanoja ja mahdollisimman selkeitä rakenteita. (Voit perehtyä lisää selkokieleen.) 
• Anna keskustelukumppanille aikaa ymmärtämiseen ja reagoimiseen. Selitä ja/tai toista tarvittaessa. 
• Käytä tarvittaessa tukikieltä (englantia tai muuta yhteistä kieltä) apuna. 
• Pidä huolta, ettei kukaan tipu keskustelun ulkopuolelle. 
  - Voit esittää suoria kysymyksiä keskusteluun osallistujille – niihin on helpompi tarttua vähäisemmälläkin kielitaidolla. 
  - Käännä tarvittaessa esimerkiksi vitsit, jotta kaikki osallistujat ymmärtävät, mille tilanteessa nauretaan.  

Tutustu myös Kielibuustin vinkkeihin suomenoppijan tukemiseen.