Työnantajat

Kielitietoiset kokouskäytänteet

Kokousten kieliratkaisuja on syytä miettiä etukäteen, jotta voidaan varmistaa, että myös kieltä oppivat työntekijät pystyvät osallistumaan kokouksiin täysipainoisesti.

Ihmisiä kokoushuoneessa osallistumassa videoneuvotteluun. Suuri näyttö näyttää lisää ihmisiä puhelussa.

Sisältö:

Vinkkejä sujuvien kokousten järjestämiseen, kun käytetään useita kieliä tai osallistujilla on erilaiset kielitaidot.

Kenelle:

Koko työyhteisö

Aika:

Varaa lisäaikaa kieliasioiden huomioimiseen kokousten suunnittelussa ja toteutuksessa.

Hyöty:

Kaikki voivat ymmärtää ja osallistua kokoukseen mahdollisimman hyvin kielitaidosta riippumatta.

Kokousten hyvät kielikäytännöt

Kieliasioiden huomioimisella kokousten suunnittelussa ja toteutuksessa on monia myönteisiä vaikutuksia. Osallistuminen on aktiivisempaa, kun osallistujat saavat käyttää omaa vahvinta kieltään. Toisaalta muille kielille altistuminen tukee kielenoppimista. Eri kielten käyttö tekee organisaation ja osallistujien moninaisuuden näkyväksi, ja organisaatioon syntyy inklusiivisia toimintamalleja.

Kun kokouksessa käytetään useita kieliä tai osallistujilla on erilaiset kielitaidot, ottakaa huomioon nämä asiat:

Kuulumisten vaihto

Varatkaa aikaa small talkille ennen kokouksen alkua. Etäkokouksissakin on hyvä kysellä kuulumisia, hakea alussa kahvia ja ”asettautua tilaan” aivan kuten lähikokouksissakin. Kielenoppimisen kannalta nämä tilanteet ovat erityisen tärkeitä.

Kieli/kielet

Sopikaa alussa siitä, mitä kieltä tai kieliä kokouksessa käytetään. Kieleksi ei ole pakko valita vain joko englantia tai suomea, vaan eri kieliä voi käyttää joustavasti.

Valmistautuminen

Varmistakaa ennen kokousta, mikä on kokouksen tavoite ja mitä kultakin osallistujalta odotetaan. Näin kaikki voivat valmistautua etukäteen. Kieltä oppivat työntekijät voivat esimerkiksi valmistella alustuspuheenvuoron suomeksi, vaikka keskustelu teemasta käytäisiinkin kokouksessa englanniksi.

Selkeä rakenne

Jäsentäkää keskustelua esimerkiksi kertomalla selkeästi, mistä seuraavaksi keskustellaan ja mikä on keskustelun tavoite. Osoittakaa puheenvuoron päättymiset, vuoronvaihdot ja siirtymät teemasta toiseen selvästi. Puhukaa yksi kerrallaan.

Ymmärryksen varmistaminen

Varmistakaa, että avainkäsitteet ovat kaikille selviä. Keskustelun aikana voi myös tehdä toisinaan lyhyitä yhteenvetoja siitä, mitä siihen mennessä on sanottu. Yhteenvetokohtiin on hyvä jättää väljyyttä, jotta kysymyksille jää tilaa.

Etäkokousten hyvät kielikäytännöt

Etäkokouksissa huomioikaa lisäksi seuraavat asiat:

Näköyhteys

Kamerat kannattaa pitää päällä, jotta kieltä oppiva saa suun liikkeistä ja ilmeistä tukea puheen ymmärtämiseen. Puhuja saa monipuolisempaa palautetta kuulijoiden ilmeiden ja eleiden kautta, kun hän näkee toisten kasvot.

Puheenjohtajan merkitys

Etäkokouksissa puheenjohtajan rooli korostuu. Hänen on hyvä varmistaa, ymmärtävätkö ja kuulevatko osallistujat toisiaan.

Sanallinen viestintä

Kehonkieli ei aina välity selkeästi. Etätapaamisessa kehollisesti ilmaistut asiat pitääkin puhua ääneen tai kirjoittaa, mikä voi olla kieltä oppivalle osallistujalle hankalampaa kuin äidinkieliselle. Esimerkiksi oman puheenvuoron loppuun saattaa olla tarpeellista lisätä jonkinlainen lopetussfraasi. Kieltä oppivaa työntekijää voidaankin tukea käymällä yhdessä läpi tyypillisiä etäkokouksissa toistuvia ilmauksia, joiden avulla vuorovaikutukseen osallistumista säädellään.

Chat

Hyödyntäkää chattia ymmärryksen varmistamisessa ja vaikeiden termien selittämisessä.

Kielitietoiset kokouskäytänteet, elokuu 2024, jonka tekijät ovat Johanna Komppa, Eveliina Korpela, Lari Kotilainen, Salla Kurhila ja Inkeri Lehtimaja, on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä. Materiaali on saatavilla osoitteessa kielibuusti.fi.