1. Det tankeväckande steget 

Det första steget handlar om att väcka tankar. Arbetsplatser som befinner sig här är i en situation som kan typiskt beskrivas med en eller flera av följande scenarion: 
 

• Arbetsplatsen har tidigare varit svenskspråkig och nu har man rekryterat eller ska rekrytera internationella experter för första gången.
• På arbetsplatsen finns anställda med olika språkbakgrunder, men det har inte förts någon medveten diskussion om språk.
• Språkfrågor på den flerspråkiga arbetsplatsen har gett upphov till spänningar eller oklarheter, vilket har väckt viljan att föra dem på tal.
• Det har gjorts ett beslut att endast använda engelska på arbetsplatsen.
• Arbetsplatsen stöder inte inlärning av inhemska språk, utan det anses ske på fritiden eller på språkkurser.

I det tankeväckande steget börjar man gestalta arbetsplatsens språkrelaterade utmaningar och önskemål. En bra introduktion i språkmedvetenhet för arbetsplatsen kan till exempel vara att bjuda in en expert att berätta vad språkmedvetenhet är och hur den stöder välbefinnande i arbetet.

2. De gemensamma överenskommelsernas steg 

Det centrala i de gemensamma överenskommelsernas steg är att diskutera arbetsplatsens språk samt hurdana språkrelaterade utmaningar och önskemål det finns. Språk har kanske redan diskuterats i det tankeväckande steget, men det förblev slumpmässigt. I de gemensamma överenskommelsernas steg är språkdiskussionen mer medveten.

I de gemensamma överenskommelsernas steg kunde konkreta handlingar vara till exempel följande: 

• För språken på tal: Vilka situationer är språkligt belastande för var och en och varför? Hur kan ni minska belastningen?  
• Kartlägg hurdana önskemål det finns på arbetsplatsen. Vem skulle vilja använda mer svenska i arbetet och på så sätt öka sina kunskaper och vem skulle i sin tur vilja förbättra sina yrkesmässiga kunskaper i engelska för att inte vara nervös för att delta i engelskspråkiga situationer?
• Diskutera flerspråkighet och ifall ni vid behov i vissa situationer kan använda olika språk parallellt. 
• Kom överens om att ni reserverar stunder för språkövning i vardagen: Till exempel en gång i veckan under lunchen eller att ni endast pratar svenska under kaffepausen.
• Ingå frivilliga språkavtal som underlättar vardagen.

3. De små gärningarnas steg 

I de små gärningarnas steg är arbetsplatsen medveten om flerspråkighet och framhåller det genom överenskommen praxis. Praxisen är gemensam för arbetsplatsen.

Praxis kunde till exempel vara följande:

• Kom överens om och anteckna vilket språk som används i vilka situationer.
• Kom överens i början av mötet om när olika språk ska användas.
• Hälsa och samtala på finska/svenska före arbetet på engelska börjar.
• Kom överens om att vissa kaffepauser eller luncher hålls på finska/svenska.
• Gör det svenska språket synligt på arbetsplatsen, till exempel genom att namnge centrala platser och föremål med lappar (t.ex. mötesrum, B-flygel, laddare, fjärrkontroll). 
• Reservera en anslagstavla för språkfrågor – vem som helst kan ställa en fråga och den som hinner, besvarar dem.  

Att konkret synliggöra studier i svenska på arbetsplatsen gör det till en naturlig del av arbetsplatsens vardag.  

Med tanke på resurserna är dessa små gärningar förmånliga. De är värdefulla sätt att ta i beaktande medvetenhet och språkkunskaper. Genom dem kan även små kunskaper i svenska tas i bruk i arbetsplatsens vardag och dörren till det svenska språket hålls öppen.  

4. Det strukturella steget 

En arbetsplats som befinner sig i det strukturella steget stöder systematiskt och långsiktigt de anställdas studier i svenska. Det används resurser på den individuella språkinlärningen och anställda har möjlighet att studera svenska på arbetstid.

Exempel på åtgärder som lämpar sig som strukturellt stöd: 

• Anta inte att språkinlärningen sker endast på kurser utanför arbetet, utan stöd språkinlärningen också på arbetsplatsen. 
• Utbilda svenskspråkiga arbetstagare i att fungera som språkstöd. 
• Utse en språkmentor åt en språkstuderande. 
• Diskutera regelbundet de anställdas målsättning i språkinlärningen under utvecklingssamtalen. 
• Följ upp målsättningen: hur framskrider språkinlärningen? 
• Erbjud skräddarsydd språkutbildning. 
• Sträva efter att hålla arbetsplatsens muntliga och skriftliga kommunikation tydlig och begriplig, använd vid behov t.ex. lättläst språk. 
• Kartlägg arbetsuppgifternas faktiska språkkrav och beakta detta vid rekryteringen och fördelningen av arbetsuppgifterna. 
• Anställda delar med sig av praxis som stöder språkinlärningen.
   

5. Det omfattande steget 

En arbetsplats som befinner sig i det omfattande steget följer gemensamt överenskommen praxis för språkbruk. Praxisen har dokumenterats så att den är tillgänglig för alla. De som lär sig svenska är tillsammans med hela arbetsplatsen målorienterad i språkfrågor. Det finns en språkstrategi som gjorts på basis av gemensamma diskussioner och den finns fritt tillgänglig på webbsidorna.

I det omfattande steget är det viktigt att arbetstagarnas alla språkkunskaper identifieras och utnyttjas. Man kan också belöna språkkunskaper med till exempel språktillägg. Språkens betydelse för välbefinnande i arbetet beaktas och erkänns. Arbetsplatsen stöder starkt också utvecklingen av kunskaperna i svenska bland internationell personal.

Arbetsplatser i detta steg har förstått att det krävs ekonomiska och tidsmässiga resurser för att uppnå en språkmedveten verksamhetskultur. Med ledningens stöd håller man fast vid god praxis och garanterar nödvändiga resurser.