Reservera tid för small talk innan mötet inleds. Även vid distansmöten är det bra att fråga om något nytt har hänt, hämta en kopp kaffe och "sätta ner sig" precis som vid närmöten. Dessa situationer är särskilt viktiga med tanke på språkinlärningen.

Kom i början av mötet överens om vilket eller vilka språk som ska användas vid mötet. Man behöver inte välja antingen engelska eller finska som språk, utan olika språk kan användas flexibelt.

Kontrollera före mötet vad mötets mål är och vad som förväntas av varje deltagare. På så sätt kan alla förbereda sig på förhand. Arbetstagare som lär sig språket kan till exempel förbereda ett inledningsanförande på finska, även om diskussionen om temat förs på engelska vid mötet.

Strukturera diskussionen till exempel genom att tydligt berätta vad som ska diskuteras härnäst och vad som är målet med diskussionen. Visa tydligt när anföranden avslutas och turen byts, samt övergångar från ett tema till ett annat. Prata en i taget.

Se till att nyckelbegreppen är tydliga för alla. Under diskussionen kan man också ibland göra korta sammanfattningar av vad som har sagts fram till dess. Det är bra att lämna utrymme i sammandragspunkterna så att det finns tid för frågor.

Det lönar sig att ha kamerorna på så att den som lär sig språket får stöd från miner och munnens rörelser för att förstå talet. Talaren får mångsidigare respons genom lyssnarnas miner och gester när hen ser andras ansikten. 

Vid distansmöten framhävs ordförandens roll. Det är bra att kontrollera om deltagarna förstår och hör varandra. 

Kroppsspråket förmedlas inte alltid tydligt. Under distansmötet ska man säga högt eller skriva ner sådant som uttrycks med kroppen. Detta kan vara svårare för en deltagare som lär sig språket än för en person som talar sitt modersmål. Till exempel i slutet av det egna anförandet kan det vara nödvändigt att lägga till någon slags avslutningssfras. En arbetstagare som lär sig språket kan stödas genom att tillsammans gå igenom typiska uttryck som upprepas på distansmöten och med hjälp av vilka deltagandet i interaktionen regleras.

Utnyttja chatten för att säkerställa förståelsen och förklara svåra termer.